Best Practice

Office 365 bei der BOB Automotive Group

Sichere Cloud-Lösungen

Bild: fotolia.de/Jürgen Fälchle

Die BOB Automotive Group GmbH mit Sitz in Essen fungiert als Holding für mehrere Autohäuser mit insgesamt 17 Standorten im Ruhrgebiet und im Bergischen Land. Um die unterschiedlichen Strukturen der Einzelgesellschaften in Sachen Kommunikation und Datenaustausch zusammen­zuführen, entschied man sich bei der Gruppe für Office 365 – aus gutem Grund.

Mit 11 vertretenen Automarken lässt die BOB Automotive Group beim Neuwagenkauf praktisch keinen Wunsch offen. Hinzu kommt der Handel mit Gebrauchtwagen. Und die Zahl von 55.000 Kundenfahrzeugen, die die Werkstätten der BOB-Tochtergesellschaften pro Jahr durchlaufen, untermauert die Leistungsfähigkeit in den Bereichen Instandsetzung und Service. Der IT-Verantwortliche der BOB Automotive Group, Thomas Bruss, stand zuletzt vor einer Herausforderung, die viele Kollegen in dezentral strukturierten Unternehmen kennen: Wie führe ich die unterschiedlichen Strukturen der Standorte in Sachen Kommunikation und Datenaustausch auf einer gemeinsamen Plattform zusammen? Und zwar nicht nur so, dass das System reibungslos und unter Einhaltung der Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen arbeitet, sondern sich auch zusätzliche Wirtschaftlichkeitsvorteile entfalten? Die Antwort lautet: mit Office 365. 

 Bild: BOB Automotive Group

„Mit Office 365 haben wir uns für ein zukunftssicheres Produkt entschieden, das es uns erlaubt, schnell auf Marktanforderungen zu reagieren.“

Thomas Bruss, IT-Verant­wortlicher der BOB Auto­motive Group GmbH, Essen

Wirtschaftlich und kostentransparent

Projektiert und eingeführt wurde die neue Cloud-Lösung bei der BOB Automotive Group in Zusammenarbeit mit dem ­Microsoft-­
Partner JR Systems aus Glessen, einem Stadtteil von Bergheim bei Köln. Im Ergebnis entstand eine Plattform, die beispielsweise mit SharePoint einen einheitlichen Austausch über alle Gesellschaften der Gruppe hinweg ermöglicht. Bezüglich des Stichworts Wirtschaftlichkeit hebt Thomas Bruss hervor: „Wir sparen Reisekosten, weil wir die Möglichkeiten der Kommunikation mittels Lync nutzen und Besprechungen inzwischen online durchführen.“ Auch das Lizenzierungsmodell von Microsoft erweist sich für die BOB Automotive Group als handfester Vorteil. Thomas Bruss: „Kostentransparenz ist uns wichtig. Office 365 ist skalierbar und kommt damit uns als wachstumsorientiertem Unternehmen entgegen. Wir können bei dieser Lösung die Kosten pro Arbeitsplatz definieren, was uns bei der Kostenplanung sehr hilft.“

Datenschutz und einfache Handhabung 

Im Automobilhandel werden sensible Daten verarbeitet, beispielsweise die Bankverbindungen der Kunden. Die Verantwortlichen bei BOB Automotive wissen, dass sie bei diesem Thema mit dem zertifizierten Anbieter ­Microsoft auf der sicheren Seite sind.

Die Umstellung auf Office 365 verlief dank der Begleitung durch JR Systems reibungslos. Auch den Mitarbeitern der BOB Automotive Group fiel die Eingewöhnung leicht, bietet Office 365 doch eine Oberfläche, die jedem PC-Nutzer vertraut ist. Thomas Bruss resümiert: „Wir haben ein zukunftssicheres Produkt eingeführt, das es uns erlaubt, rasch auf Marktanforderungen zu reagieren. Erweiterungen können sehr schnell und im laufenden Prozess implementiert werden.“ Das hält den BOB-Mitarbeitern den Rücken frei, um sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten können: Autos reparieren und verkaufen.