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Software-Einführung und -Schulung

Schnelles ROI

Bild: Ritter Sport (1)

Die Alfred Ritter GmbH & Co. KG ist vor allem für ihre charakteristisch quadratischen Schokoladentafeln unter dem Markennamen Ritter Sport bekannt. Rund 2,5 Millionen der bunt verpackten Tafeln verlassen jeden Tag das Werk im schwäbischen Waldenbuch, in dem rund 1.000 Mitarbeiter tätig sind. Die „quadratisch. praktisch. gut.“-Tafeln sind eine der beliebtesten Schokoladenmarken in Deutschland.

Ausgangssituation. Die etwa 400 PC-Arbeitsplätze bei der Alfred Ritter GmbH & Co. KG, die größtenteils in der Verwaltung zum Einsatz kommen, liefen über zehn Jahre unter Windows XP. Für die Verwaltungsarbeit kam Office 2003 zum Einsatz. Mit der Abkündigung des Supports für Windows XP und Office 2003 war jedoch ein Umstieg auf eine aktuelle Office-Version erforderlich. Gesucht wurde eine Office Version, die vergleichbar lange im Unternehmen eingesetzt werden kann. Die Unternehmensleitung entschied sich, alle Arbeitsplätze von Windows XP und Office 2003 auf Windows 7 und Office 2013 umzurüsten.

Projektziele. Durch den großen Versionsschritt, der für die Anwender zwischen Office 2003 und Office 2013 vollzogen wird, sollten die Mitarbeiter der Alfred Ritter GmbH & Co. KG neu in den Anwendungen sowie im neuen Betriebssystem Windows 7 geschult werden. Ziel des Schulungsangebots waren allerdings nicht nur der Wissensaufbau, die Reduzierung von Berührungsängsten mit dem neuen Betriebssystem und den Programmen sowie die effiziente Arbeit, auch der Helpdesk sollte von der Vielzahl der zu erwartenden Anfragen der Anwender entlastet werden. Die Alfred Ritter GmbH & Co. KG wollte deshalb nicht nur in Software, sondern auch in Weiterbildungsmaßnahmen investieren, die in Form von Informationsveranstaltungen und vertiefenden Schulungen zu den einzelnen Applikationen abgehalten werden.

Vorgehensweise. Nach der Präsentation eines Baukastens an Maßnahmen aus erfolgreich abgeschlossenen Kundenmigrationsprojekten stellte Bechtle ein an den Bedürfnissen von Alfred Ritter orientiertes, firmenspezifisches Trainingskonzept zusammen. Bechtle stellte dem Unternehmen die Trainer vor und wickelte für Alfred Ritter das Teilnehmermanagement über ein eigens programmiertes Teilnehmerportal (SharePoint-Lösung) ab. Das vorgelegte Konzept, gepaart mit der Projekterfahrung der Schulungsexperten von Bechtle, überzeugte die Alfred Ritter GmbH & Co. KG.

Lösung. Das Angebot von Bechtle sah neben der reinen Organisation und Planung der Schulungsmaßnahmen auch das Teilnehmermanagement vor. Den Mitarbeitern der Alfred Ritter GmbH & Co. KG wurden in zwei- bis zweieinhalbstündigen Informationsveranstaltungen, sogenannten Roadshows, die Unterschiede zwischen der alten und der neuen Office-Version aufgezeigt. Neben Präsenzschulungen zu den Grundlagen von Word, Excel und PowerPoint wurde in einem weiteren Schritt ein Aufbaukurs zur jeweiligen Anwendung angeboten. Das Teilnehmermanagement erfolgte während des ganzen Projekts komplett über eine von Bechtle installierte SharePoint-Plattform, mit deren Hilfe Termin- und Kursveröffentlichungen, Terminbuchungen, Umbuchungen allgemein sowie Einladungen umgesetzt wurden. Das SharePoint-Teilnehmerportal wurde allerdings nicht nur für die Seminarorganisation eingesetzt, sondern auch für die Planung des Schulungsbedarfs. Hierzu erstellte Bechtle eine Bedarfserhebung des Schulungsvolumens in Form eines Fragebogens, der die Teilnehmer vor ihrer Anmeldung über ihren Kenntnisstand in Word, Excel, PowerPoint elektronisch abfragte. Zusammen mit der Einladung zur zweiten Schulungsrunde erhielt dann jeder Teilnehmer auf Basis der Befragungsergebnisse eine individuelle Kursempfehlung. Bechtle übernahm darüber hinaus das Trainerbriefing und die Steuerung der Trainer, führte Individualcoachings durch und stellte einen Expertenservice für spezielle Anforderungen aus den Fachabteilungen zur Verfügung, um beispielsweise die Datenbanken in Access 2013 zu übertragen. Auch bei der Implementierung von Office mithilfe von Gruppenrichtlinien war Bechtle behilflich. Um die Support-Mitarbeiter bzw. die Helpdesk-Mitarbeiter der Alfred Ritter GmbH & Co. KG in der Rolloutphase zu entlasten, stellte Bechtle zudem einen sogenannten Floorwalker in Form eines Trainers für Windows 7 und die gewünschten Office-Produkte bereit. Dieser ging während der Umstellungsphase nach Eingang eines Tickets im Helpdesk von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz und unterstützte die Mitarbeiter bei auftretenden Fragen im Zusammenhang mit dem Betriebssystem und den Applikationen.

Bild: Ritter Sport (2)

 

Geschäftsnutzen. Mit den von Bechtle durchgeführten Schulungen können die Mitarbeiter der Alfred Ritter GmbH & Co. KG ohne Produktivitätsverluste arbeiten, da sie die Funktionalitäten des neuen Office 2013 voll ausschöpfen. Durch die Schulungen wurde das Wissen der Mitarbeiter im Umgang mit den Office-Applikationen wesentlich vertieft – bei minimalem Arbeitsausfall. Der Floorwalker entlastet zudem den Helpdesk von Anfragen, so dass sich die neuen Anwendungen schnell und ohne Komplikationen im Unternehmen etablierten. Durch den daraus resultierenden effektiven Umgang mit der Software ist ein schneller ROI für die Alfred Ritter GmbH & Co. KG gewährleistet.

 

Ritter Sport

 

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