Best Practice

Franz Haniel & Cie. GmbH, Duisburg

Zukunftssicher mit Office 365

Bild: Franz Haniel & Cie. GmbH

Vor Kurzem wechselte die Duisburger Franz Haniel & Cie. GmbH von Lotus Notes auf Office 365. Damit verfügt die internationale Unternehmensgruppe über eine leistungsfähige und wirtschaftliche Kommunikationslösung, die gleichzeitig ein Höchstmaß an IT-Sicherheit bietet. Eine App für SharePoint Online stellt außerdem den schnellen und sicheren Zugriff auf Daten und Dokumente sicher.

Die Franz Haniel & Cie. GmbH ist ein Duisburger Familienunternehmen mit weltweit rund 11.500 Mitarbeitern und mehr als 250 Standorten. Klar, dass hier tagtäglich jede Menge Termine mit Protokollen sowie unzählige E-Mails anfallen – nicht selten mit hochsensiblen Unternehmensdaten, die besonders geschützt werden müssen. Hohe Anforderungen also an die Unternehmenskommunikation, die bislang via Lotus Notes erfolgte. Doch diese Lösung war nicht mehr zeitgemäß, da sie bei hohen Betriebskosten ein nur geringes Innovationspotenzial bot und nicht den Nutzungsgewohnheiten der Mitarbeiter entsprach.

Entscheidung für Office 365

Deshalb führte das Unternehmen eine Evaluierung zur Prüfung alternativer Kommunikationslösungen durch. Dabei wurde ein Update von Lotus Notes ebenso verworfen wie der Einsatz von Google Mail. Stattdessen fiel die Entscheidung für Microsoft Office 365. „Office 365 bietet E-Mail, Teamräume und Werkzeuge für Datentausch – alles in einem modernen Stil, den viele unserer Mitarbeiter kennen“, erklärt Christian Ridder, Manager IT-Services bei Haniel. „Darüber hinaus bietet Office 365 hohe Verfügbarkeit zu einem attraktiven Preis.“ Und das zahlt sich aus: Dank der Cloud-Lösung sind die Betriebskosten für E-Mail und Kommunikation bei Haniel mittlerweile um mehr als 20 Prozent gesunken.

Überdurchschnittliche IT-Sicherheit

Dank Microsoft Office 365 ließen sich auch alle relevanten Vorgaben etwa gemäß des Bundesdatenschutzgesetzes und der Auftragsdatenvereinbarung einhalten. Gleichzeitig wurde genau geklärt, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen Microsoft durchführt, um die Audits für die Zertifizierung nach ISO 27001 zu bestehen. „Es zeigte sich, dass wir mit Office 365 ein deutlich höheres Sicherheitsniveau erhalten, als wir mit unserem Budget selbst umsetzen könnten“, so Christian Ridder.

Datenzugriff via SharePoint-App

Mit der Einführung von Office 365 ließ sich auch das erforderliche Redesign der Datenbanken in der Zentralabteilung des Unternehmens erfolgreich durchführen. Hier kommt nun SharePoint Online zum Einsatz, der Zugriff erfolgt dabei per App. Realisiert wurde diese Lösung von der utilitas GmbH in Aachen, die auch die Datenmigration erledigte. Seitdem können die Mitarbeiter über die neue App auf alle Dokumente, Verträge und Korrespondenzen viel schneller als früher zugreifen.